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Sandbox Salesforce : gérer les modifications en production

by | décembre 19, 2018

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Sandbox Salesforce : gérer les modifications en production

La Sandbox Salesforce est un environnement sans risque permettant de simuler les modifications de la configuration. Cependant, comment savoir si vous pouvez sauter cette étape en toute sécurité et passer directement à la production ?

 

Chaque entreprise qui utilise Salesforce dispose d’une organisation de production et d’un ensemble d’organisations Sandbox. Les développeurs utilisent l’organisation de production, qui exploite des données réelles. Les organisations Sandbox Salesforce sont des copies de l’organisation de production. Elles ne contiennent ni données réelles ni utilisateurs actifs.

 

Cette copie Sandbox constitue un environnement utile pour effectuer des modifications et les tester. Dans la Sandbox, vos modifications n’affectent aucun processus métier réel. La Sandbox dispose des mêmes outils, fonctionnalités et options de configuration que votre organisation de production (si vous l’avez rafraîchie récemment). Par conséquent, vous pouvez l’utiliser pour effectuer des modifications. Gardez toutefois à l’esprit que les répercussions de ces modifications constatées dans la Sandbox se manifesteront également en production.

 

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Cependant, il peut vous arriver de trouver le travail dans une Sandbox trop fastidieux. Cette solution n’élimine pas le besoin de déployer votre travail en production. Envisagez-vous d’effectuer vos modifications en production ? Il est important de savoir exactement dans quelles situations vous pouvez effectuer des modifications en production. Vous devez également prendre des mesures appropriées afin d’effectuer ces modifications correctement.

 

 

Se passer de Sandbox Salesforce, pourquoi pas ?

Vous devez traiter des dizaines de demandes au quotidien. Les dirigeants demandent de nouveaux indicateurs. Le service à la clientèle signale des bugs. L’équipe commerciale a également ses propres demandes d’évolution.

 

Parfois, il peut sembler bien plus rapide et facile d’effectuer les modifications nécessaires directement dans l’organisation de production de votre entreprise. Cependant, vous êtes-vous demandé pour qui ou sur quoi d’autre ces modifications pourraient avoir des répercussions ?

 

Les modifications effectuées dans Salesforce ont souvent des conséquences. Par exemple, il est possible que des règles de validation bloquent un workflow que vous avez créé. Ou bien une personne peut utiliser un champ que vous essayez de retirer. Avant d’effectuer des modifications, vous devez vous assurer d’avoir évalué toutes les conséquences potentielles.

 

Sandbox Salesforce ou production : un processus par élimination

En premier lieu, vous devriez déterminer ce que la modification implique. Pouvez-vous vous contenter de modifier la configuration ou devez-vous écrire du code ? Si la modification nécessite d’écrire du code, vous devez utiliser une Sandbox. Vous ne pouvez pas écrire du code directement dans une organisation de production Salesforce.

 

Concernant les modifications de la configuration, les fonctionnalités qui utilisent des outils d’automatisation devraient être testées au préalable. Il vaut mieux effectuer ces modifications dans un environnement Sandbox. Dans celui-ci, l’automatisation n’affectera pas les données réelles. Lorsque vous retirez un élément, il est toujours préférable d’utiliser des organisations Sandbox afin de prévenir la perte de données. Vous vous rendrez compte qu’il est plus difficile que vous ne le pensiez de retirer des éléments (notamment des champs). Les workflows ou le code font souvent référence à des éléments manquants.

 

Il vous reste alors à créer de nouveaux éléments dans la configuration. Certaines modifications à fort impact devraient plutôt être effectuées dans une Sandbox puis déployées. C’est notamment le cas de l’ajout de nouveaux objets, types d’enregistrement et mises en page.

 

Néanmoins, une grande partie des modifications de la configuration peut être effectuée. Elle n’entraîne aucun impact pour les autres ni aucune perte de données. Il s’agit notamment de l’ajout de nouveaux champs, valeurs de liste de sélection, rapports, modèles d’e-mail, profils ou rôles. Cependant, rappelez-vous de prendre des précautions avant d’effectuer ces modifications.

 

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Sandbox Salesforce : bonnes pratiques

Vous avez donc déterminé que vous pouvez effectuer les modifications dans l’organisation de production. Nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes. Elles vous aideront à garantir l’adoption des modifications et à éviter les répercussions négatives.

  • Revérifiez. Assurez-vous que vos modifications n’entraîneront pas de répercussions directes ou indirectes non souhaitées.
  • Assurez-vous de toujours communiquer les modifications à votre équipe avant de les effectuer. Ne surprenez pas des membres de votre organisation avec des modifications. Par ailleurs, revérifiez les répercussions pour vous assurer que personne n’utilise vos modifications à d’autres fins.
  • Diffusez la version graduellement. Il est toujours préférable de faire valider votre modification par d’autres administrateurs, super utilisateurs ou par la personne à l’origine de la demande de modification. Faites-le avant de diffuser la modification au reste de l’organisation. L’approche graduelle de la diffusion de la version vous aidera à confirmer que votre modification est adaptée à l’objectif visé. Dans le cas contraire, elle vous permettra de procéder à des ajustements avant que toute l’équipe ne l’utilise.
  • Qu’il s’agisse d’un bref guide d’utilisation ou d’une session de formation en direct, la formation est vitale. Elle aide à faire adopter votre modification par les utilisateurs. La formation vous donne l’opportunité d’expliquer en quoi consiste la modification et comment l’utiliser au mieux.

 

 

Quelles modifications effectuer en production plutôt qu’en Sandbox Salesforce ?

Vous trouverez ci-dessous une liste de diverses demandes de modification courantes que vous pouvez recevoir. Utilisez cette liste pour savoir dans quel environnement effectuer ces modifications. 

  • Demande de modification: J’ai besoin d’ajouter une nouvelle valeur à une liste de sélection personnalisée sur nos comptes.
  • Environnement: Production
  • Aspects à prendre en compte: Les liste de sélection utilisées pour la saisie de données ont habituellement peu d’impact sur d’autres éléments, en particulier lorsqu’il s’agit d’ajouter une nouvelle valeur.

  • Demande de modification: Nous avons ajouté une nouvelle étape à notre processus de vente. À présent, nous avons besoin d’ajouter une nouvelle valeur à une liste de sélection en lien avec les étapes d’opportunité. 
  • Environnement: Sandbox 
  • Aspects à prendre en compte: Cette fonctionnalité sera certainement utilisée de façon globale. Il est donc nécessaire de bien y réfléchir avant d’effectuer des modifications qui concerneront toute l’entreprise.

  • Demande de modification : Je souhaite ajouter un nouveau champ de texte personnalisé concernant les prospects pour enregistrer des informations supplémentaires. 
  • Environnement : Production 
  • Aspects à prendre en compte : Vérifiez bien que la cartographie des prospects est configurée pour ce champ.

  • Demande de modification : Nous devons envoyer une alerte par e-mail aux clients.
  • Environnement : Sandbox  
  • Aspects à prendre en compte : Il ne faudrait pas envoyer d’e-mails aux mauvaises personnes ou avec le mauvais contenu.

  • Demande de modification : Lorsqu’un vendeur conclut une opportunité, j’aimerais mettre à jour automatiquement le champ concerné.
  • Environnement : Sandbox
  • Aspects à prendre en compte : Vous devriez tester les workflows ou process builders avant le déploiement en production.

  • Demande de modification : J’ai besoin de créer un nouveau produit standard.
  • Environnement : Production
  • Aspects à prendre en compte : N’oubliez pas de configurer le livre des prix du nouveau produit.

  • Demande de modification : J’utilise CPQ et j’ai besoin de créer un nouveau produit.
  • Environnement : Sandbox
  • Aspects à prendre en compte : CPQ est un module d’extension de Salesforce très complexe et ne devrait être configuré et modifié que dans une Sandbox. Chaque produit peut comporter de nombreux éléments. Chaque élément peut être connecté à de nombreuses règles différentes.

  • Demande de modification : J’aimerais créer un processus d’approbation des remises sur les opportunités.
  • Environnement : Sandbox
  • Aspects à prendre en compte : Les processus d’approbation sont comme les workflows. Ils affectent plusieurs utilisateurs et enregistrements et nécessitent souvent d’effectuer de nombreux tests avant d’obtenir un résultat satisfaisant.

  • Demande de modification : J’ai besoin de la permission de modifier un champ particulier.
  • Environnement : Production
  • Aspects à prendre en compte : Il est préférable de vérifier s’il s’agit d’un cas d’utilisation spécifique. Tous les autres utilisateurs ayant le même profil ont-ils besoin de cette permission ? Selon le cas, vous opterez soit pour un ensemble de permissions, soit pour une modification du profil.

  • Demande de modification : J’aimerais ajouter un nouvel élément à un tableau de bord.
  • Environnement : Production
  • Aspects à prendre en compte : Les éléments des tableaux de bord proviennent de rapports. Par conséquent, il faudrait commencer par créer un rapport. Un bon moyen de créer et modifier les rapports et les tableaux de bord consiste à utiliser un dossier privé. Une fois ceux-ci créés, déplacez-les vers un dossier public.

  • Demande de modification : J’ai besoin d’ajouter des champs à une mise en page pour un profil spécifique.
  • Environnement : Production
  • Aspects à prendre en compte : Lorsque vous créez un champ, vous avez la possibilité de l’ajouter à toute mise en page. Cependant, la bonne pratique consiste à se rendre sur la mise en place concernée et à placer le champ à l’endroit précis où vous souhaitez l’ajouter.


Sandbox Salesforce : toujours commencer par là

Le meilleur moyen de réduire les risques résultant des modifications est de commencer par effectuer celles-ci dans une Sandbox. Ensuite, testez les modifications et déployez-les en production. Nous vous recommandons d’utiliser un outil de gestion des modifications. Cet outil peut vous aider à suivre le processus de Sandbox ou à effectuer vos modifications directement en production. Par exemple, découvrez Panaya Release Dynamix (RDx) pour Salesforce.

 

Panaya RDx vous apporte les données dont vous avez besoin. Il vous montre les répercussions sur n’importe quel élément des modifications que vous envisagez d’effectuer.

 

RDx est utile pour déterminer si vous pouvez effectuer certaines modifications en production ou non. Il vous permet de mettre un terme à la conjecture (et aux risques) avant le passage en production.

 

RDx propose cinq fonctionnalités clés :

 

  1. Spécifications
  2. Définition du périmètre
  3. Développement et personnalisation
  4. Test des répercussions
  5. Tableau de bord résumant les risques

 

Évaluez toujours les risques associés aux modifications que vous effectuez. Cela vous aidera à suivre les bonnes étapes de déploiement. Vous pourrez ainsi prendre des décisions éclairées. Notamment lorsque vous envisagez d’effectuer des modifications directement dans votre organisation de production.

 

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