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La méthode de gestion des programmes par portefeuille d’applications (ou Gestion de portefeuille de projets, PPM) est au cœur de votre stratégie IT. La Gestion par portefeuille offre une vue d’ensemble qui définit les critères objectifs d’identification, de classement, de positionnement et de sélection de projets de livraison de nouvelles applications et de conduite du changement.
Le PPM comprend trois éléments critiques pour la livraison des applications : Collaboration, Anticipation et Gestion des risques. Avec le bon outil ces éléments peuvent être intégrés au processus de livraison des applications.
Comment fonctionne le PPM ?
Le PPM commence avec le profilage des applications métier de votre entreprise et l’ensemble des activités et projets de conduite de changement associés. Joint à l’analyse des coûts et des risques, ce profilage permet d’évaluer la valeur pour l’activité et l’adéquation de la technologie. L’objectif est d’obtenir des renseignements pour identifier et prioriser les améliorations à mettre en œuvre.
A. Mise à niveau de sécurité
B. Demande de fonctionnalité
C. Amélioration de plateforme
› Coût
› Gain
› Risque
Recommandation : Faire A d’abord, puis C. Abandonner B
Le PPM permet aux entreprises d’optimiser leurs capacités en fonction des ressources disponibles. Il facilite la gestion efficace du portefeuille en priorisant les activités selon leur retour sur investissement. Le PPM implique également de réévaluer à la baisse la priorité de certains projets et activités de faible valeur. Il peut mener à abandonner certaines applications qui nécessitent trop de mises à niveau ou qui ne sont pas assez compatibles avec des applications les plus récentes.
Votre processus de livraison d’applications peut-il bénéficier du PPM ?
Si vous reconnaissez certaines des situations suivantes, il est fort probable que le PPM pourra être avantageux pour votre entreprise:
- Il n’existe pas de procédure de définition des priorités des besoins métier ;
- Il existe une concurrence interne intense pour obtenir des financements et dotations en personnel pour les projets ;
- Les coûts des fournisseurs tiers semblent toujours exploser hors de contrôle ;
- Le statut des projet (actif, en attente, priorité,…) change constamment ;
- De nombreux projets n’ajoutent pas de valeur stratégique à l’entreprise ;
- Il y a trop de petits projets en cours ;
- Il n’existe pas de « base de connaissances » regroupant les enseignements tirés ;
- La valeur ajoutée des projets n’est pas comprise ni suivie ;
- Personne n’est responsable de garantir la réussite des projets ;
- Les équipes projet sont débordées et leur travail est sous-estimé ;
- Le manque de ressources cause des retards de projets excessifs.
L’apport du PPM à la livraison d’applications
La livraison d’applications métier n’est rien moins que la livraison de valeur stratégique à l’entreprise. Le délai de mise sur le marché est un facteur critique. En effet, tout retard de projet ou de programme peut induire des coûts liés à une perte d’activité ou à l’abandon de parts de marché à la concurrence.
Considérez, par exemple, le scénario suivant : vous vous êtes engagés à livrer une nouvelle norme (c.-à-d., un projet de mise en conformité) applicable à l’ensemble de votre portefeuille de transformation digitale. Pour mener à bien cet objectif stratégique de préparation d’une campagne ou de conformité réglementaire, vous avez divisé votre équipe en plusieurs petites équipes et leur avez affecté plusieurs projets et applications parallèles. Il s’agit d’une opération complexe et la visibilité de votre progression est essentielle. La limitation des risques en temps réel vous permet de repérer les exigences normatives ayant pris du retard et les signaler comme des risques qui pourraient retarder la date de livraison.
De même, des renseignements exploitables vous sont fournis pour indiquer si le budget prévu pour le programme est dépassé. Lorsqu’un écart de budget est repéré, par exemple, au moment de l’estimation des efforts de développement et de test nécessaires, en tant que responsable du programme, vous pouvez prendre la décision de réduire le champ d’application du programme, d’ajouter des ressources supplémentaires ou de proroger le délai de livraison.
Enfin, un système PPM peut vous fournir des informations exploitables pour repérer les risques généraux qui pourraient empêcher d’atteindre les Indicateurs clés de performance (KPI) qualitatifs du calendrier de livraison. Par exemple, un KPI central de la livraison cette nouvelle norme est de réaliser 100 % des tests et d’atteindre ZÉRO défaut. Votre solution PPM peut vous permettre de savoir à temps que des défauts critiques ont été détectés dans le cycle de régression. Vous pouvez alors identifier le projet précis et les propriétaires ayant pris trop de retard, pour intervenir rapidement. Vous pouvez ensuite utiliser votre outil PPM pour que vos développeurs et testeurs réagissent corrigent les défauts et les testent rapidement, dans le délai défini. Si votre équipe ne dispose pas des capacités nécessaires pour gérer ces défauts, des mesures supplémentaires peuvent être prises, comme affecter des membres d’une autre équipe en charge de projets moins stratégiques pour respecter le calendrier de livraison du programme.
En résumé, le PPM permet de réduire la complexité, les chevauchements et les redondances du portefeuille, pour en fluidifier la mise en œuvre. Essayez le PPM pour améliorer l’efficacité de la livraison des services IT fonctionnels.
Pourquoi le PPM est-il essentiel à la livraison des applications ?
Conduire le changement d’une application métier a un effet domino sur d’autres plateformes et applications, et est souvent associé avec des risques d’interruption de service ou d’erreurs critiques pour l’activité.
Le processus du PPM aide les entreprises à prévoir les résultats, éviter les risques et planifier les projets qui offrent les meilleurs perspectives. Une prise de décision intelligente repose sur l’analyse des risques et des bénéfices. En ce qui concerne la modification d’applications, le PPM peut répondre aux questions suivantes :
- Ce changement est-il essentiel pour nos objectifs généraux en tant qu’entreprise ?
- Quels sont les projets actuels qui seraient susceptibles de freiner ce changement ?
- Est-ce que je dispose des ressources nécessaires pour entreprendre ce projet de changement ?
- Existe-t-il un projet similaire dans mon portefeuille qui pourrait servir de modèle ?
- Les attentes des parties prenantes sont-elles réalistes ? Où pouvons-nous faire des compromis ?
La gestion du portefeuille de projets et ses outils aident les entreprises à analyser tous les détails d’un projet de changement : budgets, ressources, tâches, délais et objectifs. Par une analyse comparative en profondeur des changements proposés avec les projets en cours, une entreprise peut définir les risques qui aboutiront aux meilleurs résultats.
Pourquoi certaines entreprises n’adoptent-elles pas rapidement le PPM ?
Les entreprises mettent du temps à adopter le PPM parce qu’il leur est difficile d’obtenir le soutien des métiers pour un projet de changement des applications. Les entreprises n’ont généralement pas la possibilité de commencer des projets de conduite du changement à moins qu’une transformation majeure de l’entreprise n’appelle à une réévaluation générale de l’ensemble du portefeuille applicatif.
Certaines entreprises gèrent cela régulièrement au niveau des métiers pour éviter une gestion de portefeuille globale, tandis que d’autres préféreront une gestion à court terme axée sur la livraison de services. Cependant, ces deux approches seront très vraisemblablement incapables d’identifier quand les applications ou services arrivent en fin de vie.
Les 3 éléments du PPM essentiels à la livraison d’applications
De nombreux prestataires proposent actuellement des solutions de gestion de portefeuille. Les facteurs clés à examiner lorsque vous choisissez une solution PPM sont : la collaboration, l’anticipation et la gestion des risques.
Collaboration
Une solution de PPM optimale tient compte de toutes les parties prenantes qui bénéficient d’un retour fiable et régulier. Les décideurs doivent savoir quels chefs de projet contacter, ceux-ci doivent pouvoir contacter facilement les membres de l’équipe et ces derniers communiquer efficacement avec leurs managers.
Anticipation
Une bonne solution de gestion de portefeuille efficace doit fournir des informations en temps réel sur les risques associés à chaque exigence et projet. Elle doit permettre de prioriser les initiatives de transformation selon leur ROI et d’éliminer les redondances opérationnelles.
Gestion des risques
Un outil de PPM efficace doit suivre un processus de décision robuste pour déterminer s’il faut poursuivre ou abandonner des projets sur la base d’indicateurs clés uniques (par exemple, les coûts par rapport au retour sur investissement). Cette approche permet de créer des workflows fluides et réplicables qui garantissent l’efficacité et une performance optimale des équipes.
Un dernier mot sur les fonctionnalités
Lorsque vous choisissez une solution de PPM, veillez à ce qu’elle offre bien les fonctionnalités suivantes :
- Une gestion centralisée des projets, des versions et des demandes futures, qu’elles soient IT ou métier
- Des informations sur les activités, investissements antérieurs et ultérieurs, sur toutes les applications et tous les secteurs d’activité de l’entreprise
- Un tableau de bord avec glisser/déposer pour la création de projets, l’affectation des demandes et la planification de livraison
- Des tableaux de bord de progression et de risques clé en main permettant de suivre le statut de la planification et de l’exécution des projets